Vedtægter og forretningsorden

Styrelsesvedtægt for Jonstrup Vandværk
(Andelsselskab med begrænset ansvar).

§ 1.
Navn og hjemsted:
Vandforsyningsselskabet er stiftet den 1. juli 1963 som et interessentselskab, men er ved denne vedtægt ændret til et andelsselskab med begrænset ansvar.
Selskabets navn er JONSTRUP VANDVÆRK, A.m.b.A. Selskabets forsyningsområde er fastlagt i Jammerbugt Kommunes vandforsyningsplan.

§ 2.
Selskabets formål:
Selskabets formål er, i overensstemmelse med den til enhver tid gældende vandforsyningslov og det for vandværket fastsatte regulativ, at forsyne ejendommene indenfor vandværkets forsyningsområde med godt og tilstrækkeligt drikkevand, samt at varetage andelshavernes fælles interesser i vandforsyningsspørgsmål og deraf afledte forhold.

Selskabet kan, med generalforsamlingens godkendelse, indgå i et samarbejde med andre forsyningsselskaber om løsning af driftstekniske og/eller administrative opgaver.

§ 3.
Andelshaverne:
Enhver selvstændig matrikuleret ejendom i forsyningsområdet kan optages som andelshaver i selskabet mod betaling af tilslutnings- og stikledningsbidrag m.v. ifølge selskabets takstblad.

§ 4.
Andelshavernes rettigheder:
Andelshaverne har ret til at blive forsynet med vand på de vilkår og forpligtelser, der fremgår af vandværkets regulativ, der er godkendt af vandværkets tilsynsmyndighed. Ved indmeldelse i vandværket udleveres vedtægt, regulativ og takstblad.

§ 5.
Andelshavernes forpligtelser og hæftelser i øvrigt:
For enhver af selskabets forpligtelser hæfter andelshaverne alene med den i selskabet indskudte kapital. Nye andelshavere indtræder med de rettigheder og forpligtelser, der fremgår af vandværkets vedtægt, regulativ og takstblad.
Ved overdragelse af en ejendom er andelshaveren, eller andelshaverens bo, forpligtet til at sørge for, at den nye ejer indtræder i andelshaverens sted. Når selskabet modtager meddelelse om ejerskifte, ophører andelshaverens rettigheder og forpligtelser overfor selskabet.

§ 6.
Udtræden af selskabet:
Såfremt en ejendommen ophører som selvstændigt matrikelnummer, afbrydes vandforsyningen og andelshaveren må udtræde af selskabet. Omkostninger i denne forbindelse afholdes af andelshaveren. Ved udtræden kan der ikke udloddes andel af selskabets formue eller anden værdi.
Udtrædelse kan også finde sted hvis en ejendom overføres til at andet forsyningsområde.

§ 7.
Levering til andre:
Vandværket kan levere vand til andre end andelshavere. Det kan være til nødforsyning eller til andre akutte behov, vanding undtaget. Det kan være til distributionsselskaber, der helt eller delvist dækker sin leveringspligt ved køb af drikkevand. Bestyrelsen fastsætter vilkårene for sådanne leverancer i hvert enkelt tilfælde.

§ 8.
Ordinær generalforsamling:
Generalforsamlingen er selskabets højeste myndighed. Den årlige ordinære generalforsamling afholdes 1. lørdag i juli måned. Indkaldelse til generalforsamling finder sted med mindst 14 dages varsel ved særskilt meddelelse til hver enkelt andelshaver, eller ved annoncering i den lokale avis med angivelse af dagsorden.
Forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være afgivet til bestyrelsen senest den 1. maj.

Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal mindst omfatte følgende punkter:
1. Valg af dirigent.
2. Bestyrelsens beretning.
3. Det reviderede regnskab.
4. Budget, herunder takster.
5. Behandling af indkomne forslag.
6. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.
7. Valg af revisorer og revisorsuppleanter.
8. Eventuelt.

De på generalforsamlingen trufne beslutninger føres til referat, som underskrives af dirigent og bestyrelsesformand.

Ekstraordinær generalforsamling
Kan indkaldes af bestyrelsen på samme vis, som gældende for indkaldelse til ordinær generalforsamling. Ekstraordinær generalforsamling skal indkaldes, hvis mindst 5 % af selskabets andelshavere indgiver skriftligt krav herom, ledsaget af et skriftligt dagsordenforslag. Generalforsamlingen skal afholdes inden 2 måneder efter bestyrelsen har modtaget den skriftlige begæring. Dagsorden skal bekendtgøres sammen med indkaldelsen.

§ 9.
Stemmeret og afstemninger:
Hver andelshaver har 1 stemme pr. ejendom vedkommende ejer. Stemmeret kan udøves af andelshavers ægtefælles eller samlever og kan udøves efter skriftlig fuldmagt, dog begrænset til 1 fuldmagtsstemme pr. andelshaver.

Afstemninger på generalforsamlingen foregår almindeligvis ved håndsoprækning, men skal foregå skriftligt hvis dirigenten, et bestyrelsesmedlem, eller 5 stemmeberettigede forlanger det. Ved valg skal der altid foretages skriftlig afstemning, hvis der opstilles flere kandidater, end der skal vælges. Afgørelser træffes ved simpel stemmeflerhed.

Købere af vand i henhold til vedtægtens § 7 har ret til at overvære generalforsamlingen og har taleret, men ikke stemmeret.

Forslag til vedtægtsændringer kan kun vedtages når mindst 2/3. dele af de stemmeberettigede er til stede og når mindste 2/3. dele af disse stemmer for. Er kun det sidste vilkår opfyldt, kan forslaget genfremsættes og vedtages på en senere generalforsamling med 2/3. dele af de afgivne stemmer uanset antallet af fremmødte stemmeberettigede.

§ 10.
Bestyrelsen:
Selskabets bestyrelse består af 5 medlemmer valgt blandt andelshaverne for 2 år ad gangen, idet der på den ordinære generalforsamling afgår 3 bestyrelsesmedlemmer i ulige år og 2 medlemmer i lige år. Her ud over vælges 2 suppleanter, som ved afgang fra bestyrelsen, tiltræder efter opnået stemmetal. Suppleanten indtræder i resten af det afgåede medlems valgperiode. Genvalg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter kan finde sted.

Bestyrelsen konstituerer sig selv og er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Bestyrelsen har tilsyn med den daglige drift og leder denne, eventuelt ved antagelse af fornøden teknisk og/eller kontormæssig medhjælp under hensyn til hvad der er mest hensigtsmæssig i forhold til vandværkets formål.

Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden og fører protokol over sine beslutninger. Bestyrelsen har ansvar for regnskabsførelsen og udfærdiger, i samarbejde med statsautoriseret revision, selskabets årsregnskab og budget. Anlægsvirksomhed, der overstiger henlæggelser og budget, skal forelægges for en generalforsamling.

§ 11.
Tegningsret:
Selskabet tegnes af bestyrelsesformanden i forening med et bestyrelsesmedlem og i henhold til selskabets forretningsorden. Handel med, eller pantsætning af fast ejendom og udstedelse af gældsbeviser, kræver dog hele bestyrelsens tiltrædelse. Bestyrelsen kan meddele prokura.

§ 12.
Regnskab:
Selskabets regnskabsår følger kalenderåret. Det årlige overskud, der måtte fremkomme efter forsvarlige afskrivninger og henlæggelser, kan ikke udbetales til medlemmerne.
Revision af regnskaberne foretages af de generalforsamlingsvalgte revisorer. Årsregnskabet underskrives af revisorerne og bestyrelsen.

§ 13.
Opløsning:
Opløsning af selskabet kan kun besluttes hvis ¾. del af andelshaverne stemmer for. Hvis opløsning af selskabet vil kunne ske uden indskrænkning i forsyningsmulighederne, for eksempel ved fusion med et andet vandværk eller ved kommunal overtagelse, kan opløsningen dog besluttes efter de i § 9 anførte bestemmelser vedrørende vedtægtsændringer.

Den opløsende generalforsamling træffer afgørelse om eventuelle aktivers anvendelse. Et eventuelt overskud kan ikke udloddes til medlemmerne, men kan overføres til et andet selskab med almen forsyningsvirksomhed som formål.

§ 14.
Ikrafttrædelse:
Denne vedtægt er godkendt på selskabets ordinære generalforsamling den 17. juli 2010 og træder i kraft den 1. januar 2011. Den hidtidige vedtægt for I/S Jonstrup vandværk, senest ændret 18. februar 1995, bortfalder dermed.

Vedtægt og regulativ er udsendt til alle vandværkets interessenter/andelshavere sammen med indbydelsen til ordinær generalforsamling den 17. juli 2010 – men kan desuden ses på vandværkets hjemmeside www.jonstrupvand.dk.

Vedtægt og regulativ udleveres til alle nye andelshavere ved indbetaling af tilslutningsafgifter og kan desuden rekvireres hos vandværkets kasserer i forbindelse med ejerskifte.

§8 er ændret ved generalforsamling og ekstra ordinær generalforsamling 2017.
Generalforsamling afholdes 1. lørdag i juli måned.


 

Forretningsorden for bestyrelsen i andelsselskabet Jonstrup vandværk.

  1. Styrelsesvedtægten.

Styrelsen af Jonstrup vandværk, A.m.b.A., er fastlagt i §§ 8 – 12 i vandværkets styrelsesvedtægt, senest ændret 17. juli 2010.
Generalforsamlingen er selskabets højeste myndighed. Vandværket er underlagt offentlige myndigheders tilsyn og generelle bestemmelser.

  1. Vandværkets bestyrelse.

Vandværket ledes af en bestyrelse på 5 medlemmer. Valg til bestyrelsen finder sted på selskabets årlige ordinære generalforsamling. Valget gælder for to-årige perioder således, at 2 medlemmer afgår efter tur i lige år og 3 medlemmer afgår efter tur i ulige år. Genvalg kan finde sted. Snarest muligt efter valget træder bestyrelsen sammen og konstituerer sig med formand, kasserer og driftsleder. Denne del af bestyrelsen varetager den daglige ledelse af selskabet. Der kan ansættes medhjælp til opgaveløsningen. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden og træffer beslutninger vedr. vandværkets driftsmæssige opgaver.

2a. Suppleanter.

På generalforsamlingen vælges ligeledes 2 suppleanter, som i rækkefølge efter opnået stemmetal, indtræder i bestyrelsen, hvis én af bestyrelsen fratræder i valgperioden. Efter hvert bestyrelsesmøde tilsendes suppleanterne et mødereferat, for at de på den måde kan have mulighed for følge med i vandværkets drift og bestyrelsens arbejde.

  1. Bestyrelsesmøder.

Bestyrelsesmøder afholdes efter behov, dog afholdes altid et bestyrelsesmøde midt i maj måned, hvor årets ordinære generalforsamling forberedes. Bestyrelsesformanden indkalder  bestyrelsen til møde, der normalt afholdes på bestyrelsesformandens adresse. Et flertal af bestyrelsen kan tage initiativ til afholdelse af bestyrelsesmøde. Det skal tilstræbes, at alle bestyrelsesmedlemmer kan deltage i møderne.

  1. Dagsorden.

Bestyrelsesmøderne indkaldes skriftligt med tilsendelse af dagsorden senest 1 uge før mødets afholdelse. De enkelte punkter, der er på dagsordenen til et bestyrelsesmøde, skal være beskrevet således, at bestyrelsen har et relevant beslutningsgrundlag. Hvis det er påkrævet, underbygges et dagsordenpunkt med bilag. Opstår der en akut situation, der kræver hurtig og omkostningstung handling, kan bestyrelsens beslutning træffes på et telefonmøde. Beslutningen føres efterfølgende til protokol og tiltrædes af bestyrelsen på næste møde.

Normalt vil en dagsorden indeholde følgende hovedpunkter:

  1. Godkendelse af protokollen for sidste bestyrelsesmøde.
  2. Driftsmæssige opgaver siden sidste bestyrelsesmøde.
  3. Beslutning om anlægsarbejde og større vedligeholdelsesopgaver.
  4. Henvendelser til/fra offentlige myndigheder.
  5. Administrative forhold.
  6. Driftsmæssige forhold.
  7. Regnskabsmæssige forhold.
  8. Eventuelt, herunder orienteringspunkter. 

Bestyrelsesformanden fremlægger sagerne og leder mødet. Det må tilstræbes, at beslutningerne træffes i enighed, og at afstemninger i bestyrelsen er en undtagelse. Der kan ikke træffes beslutninger under ”Eventuelt” og sager, der fremkommer under mødet, og dermed ikke er optaget på dagsordenen forud for mødet, kan som hovedregel ikke behandles, men må udskydes til et senere møde.

  1. Beslutningsprotokollen.

Bestyrelsens beslutninger indføres i en beslutningsprotokol, der føres som løsblade med fortløbende numre. Hvert protokolblad signeres af bestyrelsesformanden. Beslutningerne noteres under mødet og læses op ved mødets afslutning. Efter mødet renskrives protokollen, kopieres og tilsendes bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. Protokollen underskrives på næste bestyrelsesmøde.

  1. Bestyrelsens opgaver:

Bestyrelsen varetager de ledelsesmæssige og driftsmæssige opgaver ved vandværket som efterfølgende beskrevet:

Bestyrelsesformanden
har det overordnede ansvar i alle vandværkets forhold, dog således, at det driftsmæssige ansvar for vandværket påhviler driftslederen og det økonomiske ansvar påhviler kassereren. Bestyrelsesformanden udøver sit ansvar gennem tilsyn og indsigt i såvel selskabets egne forhold, som indsigt i almene vandværksforhold og er ansvarlig for, at offentlige myndigheders krav og forordninger i vandværks henseende efterleves.

Bestyrelsesformanden er ansvarlig for, at alle relevante emner forelægges for den samlede bestyrelse og drager omsorg for gennemførelse af bestyrelsens beslutninger. Bestyrelsesformanden tilrettelægger bestyrelsens møder og selskabets generalforsamling. Generalforsamling indvarsles med indbydelse til hver enkelt interessent med godkendt beretning, revideret regnskab, vandanalyser, takstblad og anden orientering.

Bestyrelsesformanden varetager selskabets sekretariat. Sørger for selskabets personlige kontakt og korrespondance, skriftlig, elektronisk og telefonisk, med offentlige myndigheder, med pressen, med andre vandværker og vandværksforeningen, med nuværende og tilgående interessenter, samt med entreprenører og håndværkere, herunder besvarelser af forespørgsler. Påser at miljøministeriets bekendtgørelse af 08.02.13 om kvalitetssikring på almene vandforsyningsanlæg efterleves. Har indseende med vandanalyser og afgiver melding til relevante myndigheder ved overskridelse af grænseværdier. Afgiver bestillinger til installatører, håndværkere og leverandører, samt kontrollerer og attesterer regninger fra disse. Varetager forhold vedr. vandværkets hjemmeside og besvarer spørgsmål vedr. LER registret. Træffer beslutning om SMS alarm. Drager omsorg for vandværkets beredskab, samt vandværkets forsikringer og serviceaftaler.

Bestyrelsesformanden har det overordnede tilsyn med vandværkets forsyningsområde, herunder ledningsplaner, fortegnelse over tilsluttede grunde, målerområder og test, udskiftning af målere. Ekspederer tilgang af nye interessenter, og påser at tilslutningsafgifterne betales forud, at de vandværket tilknyttede VVS firmaer udfører tilslutningen og at der sker afrapportering til kassereren. Har telefontræffetid på hverdage fra klokken 7 til 8.

Opgaven med vandværkets drift
er for tiden fordelt på en driftsleder og en daglig leder (bestyrelsesmedlem) således:

Den daglige leder varetager den daglige drift af vandværket og fører dagligt tilsyn. Kontrollerer boringer, kontrollerer filtre og pumper, aflæser udpumpning og el-forbrug, fører logbog over vandværkets drift, sørger for vedligeholdelse og renholdelse af bygning og kildeplads. Bestiller håndværkere og installatører til besluttede opgaver eller til forekommende opgaver på værket, og attesterer fakturaer på udført arbejde. Kan rekvirere håndværkere til mindre opgaver, eller til akut opståede opgaver på ledningsnettet. Medvirker i fornødent omfang ved håndværksmæssige opgaver. Håndterer eventuel nødforsyning til/fra andre vandværker, herunder vandværkets nødgenerator. Daglig leder har permanent tilkaldevagt. Der telefon på vandværket, men her ud over anvendes privat telefon/mobiltelefon.

Driftslederen medvirker ved tilsynsbesøg og prøveudtagninger. Foretager pejling af grundvandsspejl og sørger for indberetning af vandforsyningsdata jfr. By- og landskabsstyrelsens bekendtgørelse af november 2010. Vandværksforeningens kurser ”Drift af vandforsyninger” og ”Hygiejnekursus” er obligatoriske for driftslederen, der drager omsorg for, at Miljøstyrelsens bestemmelser om kvalitetssikring efterleves. Driftslederen gennemfører mindst 1 årligt vedligeholdelsestilsyn med alle skydeventiler og afsnitsmålere på ledningsnettet, og medvirker, om nødvendigt, under arbejde på ledningsnettet med håndtering af skydeventiler. Iværksætter lækagesøgning efter forudgående aftale med bestyrelsesformanden og udfører lækagesøgning ved kontrol af afsnitsmålere. Deltager i fornødent omfang i test eller udskiftning af forbrugsmålere således som beskrevet i manual for målerskift. Driftslederen benytter egen telefon/mobil.

Kassereren
Kassererhvervet er delt i 2 opgaver, nemlig i kasseregnskabet og dertil hørende funktioner og i en regnskabsførerfunktion, der omfatter debitorregnskabet og forhold der vedrører forbrugsafregningen.

Kasseregnskabet varetages af et bestyrelsesmedlem (kassererposten) og omfatter ansvaret for vandværkets økonomi, samt ansvar for, at den indgående og udgående pengestrøm registreres og at regninger og krav mod vandværket betales rettidigt. Sørger for registrering af tilgang af nye forbrugere. Udbetalinger skal godkendes af bestyrelsesformand eller driftsleder inden afregning. Kassereren sørger for udarbejdelse og revision af vandværkets regnskab og for udarbejdelse af årsbudget og takstblad i overensstemmelse hermed. Sørger for momsopgørelser og rettidig moms-betaling, samt skatteafregninger. Hjælper regnskabsføreren med inddrivelse af restancer og er kontaktperson for den lovbefalede e-postkasse. Har adgang til SMS alarmsystemet.

Regnskabsføreren er kontaktperson overfor Jammerbugt forsyning A/S, som vandværket har aftale med om måleraflæsning, og er endvidere vandværkets kontaktperson overfor vandværkets leverandør af EDB forbrugerstyringsprogram, pt. firmaet: Elbæk og Vejrup. Regnskabsføreren drager omsorg for at forbrugsopgørelser udarbejdes og udsendes rettidigt, kontrollerer interessenternes indbetalinger og iværksætter rykkerprocedure overfor skyldnere. Regnskabsføreren besvarer forespørgsler om forbrugsdata, udarbejder ejerskifte opgørelser og sørger for at vandværkets debitorregister til enhver tid er bedst muligt opdateret med alle relevante oplysninger. Leverer adresselister og labels til bestyrelsen efter opgave. Regnskabsføreren sørger for at der foretages aflæsning af samtlige forbrugsmålere og iværksætter målersøgning om fornødent, således at alle forbrugsmålere bliver aflæst 1 gang årligt. Sørger for at der sker rettidig indrapportering af målerdata, både hvad angår aflæsningstal og af målernumre ved udskiftning af målere. Kontrollerer unormale afvigelser i forbruget i samarbejde med kassereren. Varetager sager om godtgørelse af vandskat efter skjult vandspild hos forbrugere. Regnskabsføreropgaven opgaven udføres i samarbejde med kassereren. Regnskabsføreren har telefontræffetid på hverdage.

  1. Honorarordninger og andre vederlag.

Bestyrelsesarbejdet og andre opgaver ved vandværkets drift i henhold til forretningsordenen honoreres med et basisbeløb pr. forbruger, som i 2014 var 43,86 kr.:

Opgave: Honorar andel: Årl. beløb: Ansl. årligt timeforbr.:
Bestyrelsesformanden 50 % 55.215 300
Driftslederen 25 % 27.607 150
Daglig leder 50 % 55.215 300
Kassereren 25 % 27.607 150
Regnskabsføreren 50 % 55.215 300
Bestyrelsesmedlemmer 3 % 3.298 20

 

Regnskabsføreren honoreres her ud over med 100 kr. pr. flytteopgørelse.
Der ydes godtgørelse for tjenstlig kørsel efter statens takst A. Befordringsgodtgørelsen omfatter også kørsel til og fra bestyrelsesmøder.
Måleraflæsning honoreres med 36,00 kr. pr. aflæst måler og ligeledes 36,00 kr. pr. isat markeringsrør. Ordningen gælder også for afsnitsmålere.
Beløbene er angivet med ca. beløb, idet der sker en årlig pristalsregulering.
Honorarer og vederlag udbetales bagud 1 gang årligt.

Bestyrelsesformanden og kassereren har begge tjenestetelefon (henholdsvis mobiltelefon og fastnettelefon) ud over egen telefon, samt Bredbånd nord forbindelse til internettet. Vandværket har desuden en mobiltelefon tilknyttet regnskabsførerens adresse.  Der ydes ikke kontorholdsgodtgørelse. Vandværket ejer og vedligeholder elektronisk kontorudstyr hos bestyrelsesformand og kasserer.

Den 22. januar 2015 blev der på et møde hos kasserer Lars Chr. Jensen aftalt, at med virkning fra 1. juli 2015 varetages ovenfor beskrevne regnskabsføreropgave af Karen Hedegård Kjær, (KHK administration) Blæshøjvej 68, Vester Hjermitslev. Efterfølgende er der, efter telefonisk aftale, tilføjet enkelte opgaver. Afregningen af honorarer til KHK sker kvartalsvis bagud, det faste honorar med ¼ hver til den sidste dato i kvartalet og flytteopgørelser kvartalsvis bagud for kvartalets antal flytteopgørelser.

Ændringen til forretningsordenen er godkendt på bestyrelsesmødet den 6 maj 2015.